Mittwoch, 2. Januar 2013

Ein neues Jahr - Zeit zum Aufräumen in Betrieb und Bilanz


Ein neues Jahr hat begonnen und damit dies mehr Veränderungen mit sich bringt als nur ein gekipptes Bit, so ist es eine günstige Gelegenheit, dies zum Anlass zum nehmen weitere positive Veränderung herbeizuführen. Wie in den Kellern und Dachböden privater Haushalte, sammelt sich auch in Betrieben und Bilanzen im Laufe der Jahre einiges an, und es dauert nicht lange, dann fällt es zumindest nicht leicht zu sagen, was sich nun wirklich darin befindet. Gleichermaßen trifft das leider auch allzu oft auf Datenbestände zu, wie sie in Kundenkarteien und CRM-Systemen zu finden sind. Häufig werden viele Gegenstände nicht mehr gebraucht - manche wurden gar nie benutzt. Datensätze sind nicht mehr aktuell oder ungültig geworden. So kann es vorkommen, dass noch Daten von Kunden im System sind, die seit Jahren nach dem ersten abgeschlossenem Geschäft nicht kontaktiert worden sind. Manchmal gibt es diese Personen gar nicht mehr. Das führt zu einem bunten Strauß von Nachteilen, die jedoch vermeidbar sind.


Nachteile durch Datenfriedhöfe, verwaiste Lagerräume und wild wuchernde Kostenstrukturen

Selbst ohne das Ansinnen zum Aussortieren, ist es bereits nachteilig nicht zu wissen,
welche Ressourcen zur Verfügung stehen, denn so muss bei jeder Anforderung der Ressource recht aufwendig, und damit zeitraubend, geprüft werden, ob und in welchem Umfang sie bereits vorhanden ist oder noch beschafft werden muss.

Gleichermaßen unangenehm ist es, wenn ein Kontakt zu einem Ansprechpartner hergestellt werden soll, dessen Daten erst recherchiert werden müssen, weil die vorhandenen veraltet sind. Ganz abgesehen von der Peinlichkeit bei einem Bekanntwerden einer solchen Situation. Zudem erhöhen solche Datenleichen (früher auch Karteileichen genannt) den Aufwand der Datenhaltung, denn auch diese Datensätze werden bei jedem Backup mitgesichert. Dass mag zunächst marginal erscheinen, allerdings fällt dieser Umstand mit zunehmender Zahl an Datensätzen mit jeder Sicherung mehr ins Gewicht. So können bereits in einem Kleinunternehmen mit nur wenigen tausend Datensätzen bei regelmäßigen Backups mehrere hundert Megabyte bis zu einigen Dutzend Gigabyte auf unbrauchbare Daten entfallen. Handelt es sich um noch benötigt Kontakte, sind die Datensätze zu aktualisieren - diese Gelegenheit eignet sich auch hervorragend, sich wieder beim Betreffenden ins Gespräch zu bringen! Soweit explizite gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bestehen, empfiehlt es sich, nicht benötigt Daten separat in Medien mit den dafür vorgeschrieben Sicherungsintervallen zu archivieren. Nicht aufbewahrungspflichtige, nicht benötigte Datensätze können (sicher!) gelöscht werden. Die ist insbesondere im Kontext von datenschutzrechtlichen Schutzpflichten ein großer Vorteil, denn Daten, die Sie nicht haben, können nicht manipuliert, entwendet oder missbraucht werden.


Was für die meisten Privatpersonen nicht unmittelbar augenfällig wird, da sie meist ohnehin über Lagerräume, wie Kellerräume, Dachböden und Abstellkammern, verfügen, ist die Tatsache, dass Lagerraum Geld kostet Unternehmern eher im Bewusstsein. Und das gilt nicht nur für den Warenhandel, ebenso können einfache Material- und Werkzeuglager beträchtlichen Raum einnehmen. Zudem sind Werkzeuge beliebtes Diebesgut. Das verdeutlicht, dass dort eben auch durchaus nicht unerhebliche Werte herumliegen, die dem Unternehmer vielleicht so gar nicht bewusst sind. Nicht selten sind diese Gegenstände schon sehr lange im Lager und längst abgeschrieben. Daher lohnt es sich auch hier nachzusehen, ob Altlasten beiseitigt werden können und vielleicht so mancher Schatz gehoben werden kann. Erhebliche Potentiale können auch in der Ersetzung veralteter Technik liegen, insbesondere bei Geräten, die Energie verbrauchen - gleich in welcher Form sie zugeführt wird. So können beispielsweise durch Umstellung auf energiesparende Geräte und Beleuchtung mit LEDs fünfstellige Beträge in mittleren und größeren mittelständischen Unternehmen jährlich(sic!) eingespart werden.

Nun bei den Kostenstrukturen angelangt, bietet sich ebenfalls ein weites Feld von verdeckten Einsparpotentialen. Auf Dauer geschaltete Anzeigenkampagnen, die nur wenige Kunden bringen, weil sich die Zielgruppe geändert hat, sich stapelnde Werbemittel aus zu groß kalkulierten Druckaufträgen, neue Innendienstmitarbeiter mit 1000 Visitenkarten in der Schublade, Abonnements von Fachzeitschriften, die kaum jemand liest, Versicherungen für Geschäftsfelder, die längst nicht mehr betrieben werden ... die Liste von Beispielen ließe sich fast unendlich fortsetzen. Daher ist es wichtig, geeignete und effiziente Methoden zu finden und anzuwenden, um nutzbringende, vergebliche und sinnlose Kostenposten zu identifizieren. Kein Kostenposten sollte ungeprüft bleiben, schließlich dient dies nicht nur der Findung von Fehlern, sondern auch der Bestätigung das Richtige getan zu haben - einem großen Motivator!


Sortieren - aber schnell!

Damit das Aufräumen in Betrieb und Bilanz auch effizient funktioniert, ist es sehr wichtig, dass dieser Prozess einfach zu implementieren und schnell durchführbar ist. Der erste Schritt auf dem Weg dorthin ist eine sehr schnelle Vorsortierung, die vom Ablauf her dem aus der Schule bekannten Dividieren mit Rest ähnelt. Es wird geprüft, ob der Gegenstand oder der Datensatz noch gebraucht wird oder nicht. Lässt sich diese Frage nicht sofort beantworten, so wird der Gegenstand oder Datensatz in die Restmenge eingeordnet. Damit dieser Vorgang schnell durchgeführt werden kann, ist zwingend erforderlich formale Merkmale zu definieren, anhand derer die Sortierung erfolgt! Nachdem ersten Durchlauf wird, die Restmenge in gleicher Weise unter Hinzunahme weiterer formaler Kriterien sortiert, bis die Restmenge leer ist. Das hat den Vorteil, dass im ersten Durchlauf ein sehr große Menge mit sehr wenigen Kriterien - oft reicht schon eines - mit eindeutigem Ergebnis sortiert wird. Ab dem zweiten Durchlauf können die Kriterien zudem spezifisch auf die Restmenge zugeschnitten werden, was ebenfalls der Geschwindigkeit zu gute kommt. Bleibt nach maximal 10 Durchläufen immer noch eine Restmenge, so verschiebt man deren Prüfung zeitlich nach hinten, da sie offenkundig einer sehr intensiven Untersuchung bedarf. Ist die Restmenge verhältnismäßig groß (mehr als die Hälfte aller zu sortierenden Objekte), wurden bereits die Kriterien des ersten Durchlaufes nicht eindeutig oder formal genug gewählt, dann sollten die Kriterien nochmals überdacht werden! War das Sortieren erfolgreich - und dann war es auch schnell - folgt der zweite Schritt. Die Menge der nicht mehr benötigten Objekte wird mit dem gleichen Verfahren in zu entsorgende und zu veräußernde Gegenstände bzw. in zu löschende und separat zu archivierende Datensätze sortiert. Damit ist schon ein großer Teil der Arbeit erledigt. Die noch benötigten Gegenstände werden nur noch darauf geprüft ob sie gegebenenfalls durch neuere zu ersetzen sind, sodass am Ende nur noch Gegenstände vorhanden sind, die noch benötigt werden und jene deren Ersetzung zu prüfen ist - wofür Dank schneller Sortierung hinreichend Zeit zur Verfügung steht. Ein letzter Sortiervorgang für diese gegebenfalls zu ersetzende Objekte bietet sich an, wenn bei der Prüfung nach praktischen und ökonomischen Kriterien unterschieden werden kann. Dann ist die Prüfung der ökonomischen Kriterien idealerweise in die Kontrolle der Kostenstrukturen zu integrieren.

Kostenstrukturen werden mit dem selben Verfahren sortiert, allerdings mit ein wenig anderen Prämissen. Die Sortierung der Kostenposten ist eine Kausaltätsprüfung, wie sie hier bereits im Artikel zum Deadline Emergency Response beschrieben wurde. Da dies durchaus die Überprüfung von sehr komplexen Sacheverhalten und langen Kausalverläufen beinhalten kann, bedient man sich zur Vorsortierung eines weiteren Hilfsmittels aus der Rechtwissenschaft - der Offenkundigkeit. Offenkundig ist ein Umstand, wenn sich durch bloße Kenntnisnahme dessen Bestand und/oder Bedeutung für jedermann ohne Zuhilfenahme von Spezialwissen und anderen Quellen ohne weiteres vergegenwärtigt. Damit die Vorsortierung effektiv bleibt, ist der Offenkundigkeitshorizont auf den Erkenntnishorizont des ordentlichen Kaufmanns zu beschränken - tatsächlich nicht jedermann kann und sollte diese Aufgabe übernehmen. Dennoch kann auch ein Unternehmer mit seinem Steuerberater oder der frisch gebackene CEO eines Startups mit Hilfe seines Business-Angels diese Aufgabe bewältigen. Mit ein etwas Ehrgeiz und Erfahrung schafft das vielleicht auch jedermann. Initial werden die Kostenposten in offenkundig kausal oder akausal für den Bestand und Erfolg des Unternehmens und in die Restmenge vorsortiert. Als dann werden die Kostenposten der Restmenge durch ein leicht vereinfachte Kausalitätsprüfung, ohne Prüfung auf Alternativkausalitäten und überholende Kausalitäten, jeweils in die kausale bzw. akausale Menge sortiert. Damit ist die Sortierung abgeschlossen. Aufgrund Einfachheit der indizierten Prozedur für die Menge der akausalen Kostenposten, wird sie bereits an dieser Stelle benannt - sie ist schlicht zu beseitigen!

Haben Sie die Sortierung erfolgreich, d.h. schnell und mit eindeutigem Ergebnis, ausgeführt, bleibt Ihnen nun ausreichend Zeit das Resultat auf Potentiale zur Optimierung auf Ökonomie und Geschäftsprozesse zu untersuchen.


Prüfen - gründlich und effektiv!

Jetzt ist es an der Zeit sich nur noch positiven Dingen zu beschäftigen - Gegenstände, die Ihnen Nutzen bringen, Ausgaben, die zum Bestand und Erfolg ihres Unternehmens beitragen. Bezüglich der Gegenstände, die verblieben und möglicherweise durch neue zu ersetzen sind, beauftragen sie für  Prozessoptimierungen das entsprechende Fachpersonal und für rein ökonomische Optimierungen, die Einkaufabteilung bzw. Finanzabteilung. Wichtig dabei ist, für eine funktionierende und effiziente Kommunikation zwischen den Abteilungen zu sorgen. Einzelunternehmer und alleinverantwortliche Manager/Geschäftsführer beginnen mit den Prozessoptimierung, um dann zu sehen, wie diese wirtschaftlich am sinnvollsten umgesetzt werden können. Beispielweise kann es bei großen zu beleuchtenden Flächen sinnvoll sein, die Leuchtmittel komplett auf LEDs umzustellen, das erfordert zwar Investitionen, senkt aber den Stromverbrauch nachhaltig und sorgt so für einen Erhöhung des Deckungsbetrages. Ebenso ist es möglich, dass bestehende Computerhardware durch Umstieg auf ein freies Betriebssystem länger genutzt werden kann. Dass damit, bei kompetenter Umsetzung, erhebliche Einsparungen und deutliche Verbessungen der Handhabbarkeit der IT-Infrastruktur realisiert werden können, beweist das Münchner LiMux-Projekt. Ein Umstieg auf eine Serverlösung mit Thin-Clients oder sog. Fat-Clients an den Arbeitsplätzen trägt ebenfalls zum Erfolg des Unternehmens bei, da bei Hardwareausfällen an den Arbeitsplätzen der Client einfach ausgetauscht werden kann und der Mitarbeiter sofort weiterarbeiten kann. Google verwendet dieses Konzept sehr erfolgreich, wie sich durch Konferenzbeiträge von Googlemitarbeitern nachvollziehen lässt. Zudem haben sie im Vergleich zu klassischen PCs einer erhöhte Lebensdauer von etwa sieben Jahren - und sie verbrauchen deutlich weniger Strom. (Es gibt Modelle mit etwa 7 bis 21 Watt Leistungsaufnahme.) Die Möglichkeiten zur Optimierung sind nahezu unbegrenzt, aber immer abhängig von den Bedürfnissen des jeweiligen Unternehmens! Sollte sich auch nach gründlicher Prüfung keine Option auf Optimierung der Geschäftsprozesse ergeben - Glückwünsch! - dann haben zum Zeitpunkt der Prüfung das erreicht, was zu Recht als Optimum bezeichnet wird.

Die Überprüfung von Kostenstrukturen ist insoweit eine dankbarere Aufgabe, als sie zunächst auf einem höherem Niveau von Abstraktion geschieht und mit der damit einhergehenden Möglichkeit formaler Modelle eindeutigere Resultate liefert. Dies erfordert zunächst auch ein weiteres Ordnen der Kostenposten in Geschäftsprozesse als kausal bedingter Abfolge der Ausgaben. Jeder so gefundene Prozess wird alsdann auf Alternativkausalitäten und überholenden Kausalverläufe geprüft. Aus überholenden Kausalverläufen können, bei Auswahl des überholenden Umstands als Standardprozedur, die überbrückten Zwischenschritte eliminiert werden, ohne, dass das Resultat beinflusst wird. Insbesondere Lieferketten bieten hier häufig nicht unerhebliche Einsparpotentiale. Geschäftsprozesse mit Alternativkausalitäten bedürfen einer sehr genauen Betrachtung, denn nicht immer sind die Alternativen unerwünscht, manchmal sogar erforderlich. Daher ist jede einzelne Verzweigung gesondert zu untersuchen. So stellt sich immer die Frage nach der Notwendigkeit der Verzweigung, beispielsweise, um Redundanz zu garantieren. Ein Betriebsstandort, der die Server mit dem CRM-System (persönliche Daten sind das Gold unserer Zeit!) betreibt, wird mithin je mehrere Kostenposten von verschiedenen Anbietern für Stromversorgung und Netzwerkanbindung haben müssen. Ist die Notwendigkeit zur Verzweigung der Kausalkette jedoch nicht gegeben, so bleibt nur noch prüfen, welche Alternative eliminiert werden kann. Ist die Notwendigkeit zur Verzweigung gegeben, ist die Prüfung indes noch nicht abgeschlossen. Es vielmehr zu prüfen, ob die Anzahl der bestehenden Alternativen erforderlich ist. So ist es mit Sicherheit für den Betriebsstandort aus dem Beispiel nicht erforderlich mit 15 Stromversorgern Verträge zu unterhalten - drei dürften möglicherweise reichen. Somit bleibt zu prüfen, welche Alternativen eliminiert werden können. Dabei kann es vorkommen, dass eine Alternative Teil eines vorgehenden Kausalverlaufes ist. Nehmen wir an, dass einer dieser Stromversorger genossenschaftlich organisiert ist. Dann gibt es gegebenenfalls auch eine Nachschusspflicht für die Genossenschaftsmitglieder für den Fall der Insolvenz der Genossenschaft - ein Risiko, dass man nicht unbedingt in der Bilanz haben möchte. Diese Alternative wäre also gut zur Eliminierung geeignet. Auf diese Weise werden nun alle Alternativen, einschließlich ihrer vorgehenden Kausalketten, geprüft und die am ehesten den Bedürfnissen des Unternehmens entsprechenden Alternativen bleiben bestehen - der Rest wird eliminiert! Fortgesetzt wird die Prüfung mit jeder Verzweigung des Kausalverlaufes im Geschäftsprozess, bis all diese Geschäftsprozesse überprüft sind. Es kann natürlich auch vorkommen, dass Geschäftsprozesse mit überholenden und alternativen Kausalverläufen auftreten(auch innerhalb von Verzweigungen). Die beschriebenen Vorgehensweisen sind dann auf die entsprechenden Teile des Geschäftsprozesses genau so anzuwenden. Die Überprüfung der Kostenstrukturen damit aber noch nicht abgeschlossen, es ist ebenfalls zwingend erforderlich, die Geschäftsprozesse ohne überholende und alternative Kausalverläufe sind zu betrachten! Denn diese sind besonders anfällig für das Risiko eines single point of failure.(Conditio infernalis, vgl. hier) Gerade bei einem in Progression befindlichen Unternehmen ist es von existenzieller Bedeutung bestimmte Geschäftsprozesse durch Einbau von Redundanzen abzusichern, sodass Alternativkausalitäten bewusst integriert werden müssen. So wird sich ein prosperiendes Unternehmen früher oder später durch Verträge mit verschiedenen Stromversorgern und Internetanbietern, oder anderen Lieferanten und Dienstleistern absichern. Auch kleinere Mittelstandsunternehmen und Handwerksbetriebe haben meist mehrere Bankverbindungen. Erst, wenn auch diese Geschäftsprozesse geprüft sind, kann die Überprüfung der Kostenstrukturen als abgeschlossen gelten. Zudem gilt auch hier: Sollte sich auch nach gründlicher Prüfung keine Option auf Optimierung der Kostenstrukturen ergeben - Glückwünsch! - dann haben zum Zeitpunkt der Prüfung das erreicht, was zu Recht als Optimum bezeichnet wird. Natürlich kommt es für die Realisierung der gefundenen Optimierungen auch hier auf eine funktionierende Kommunikation mit den Fachabteilungen an. Sonst kann dies zu Behinderungen des operativen Geschäfts und schweren wirtschaftlichen Schäden führen.


Vorteile durch getrenntes Sortieren und Prüfen

Die beschriebenen Sortierverfahren bieten zum einen die Möglichkeit die Sortieraufgaben den intellektuellen Anforderungen an die Diversifizierung der Resultate gemäß, diese an das dafür am besten geeignete Personal bzw. auch an Datenverarbeitungsmaschinen zu adressieren und somit mit sinkenden Niveau eine parallelisierte und verteilte Durchführung zu ermöglichen, sowie mit steigendem Niveau eine quantitativ reduzierte Arbeitslast für Spezialisten zu organisieren, sodass jene den Fokus ihrer Tätigkeit auf die Qualität der Optimierungen legen können ohne mit Zeitvorgaben in Konflikt zu geraten, zum anderen wird der Verschleppung von verdeckten Missständen durch wertungsfreien Formalismus vorgebeugt. Dieser Formalismus und die damit einhergehende Spezifizierung und Adressierung der Problemstellungen ermöglicht gleichermaßen die Optimierung des Optimierungsprozesses weg von diffusen Verbesserungsversuchen aller Abteilungen hin zu einem strukturierten Metaprozess im Unternehmen, der durch die inhärente Aufgliederung bis zu atomaren Ausführungsschritten, deren Erfolg somit kontrollierbar wird, auch Kompetenzkonflikte vermeidbar werden lässt, soweit funktionierende Kommunikationstrukturen etabliert sind. (Metaprozess deshalb, weil er alle erforderliche Eingaben aus den Interna des Unternehmens bezieht und primär nur auf die Geschäftsprozesse des Unternehmens abbildet. Man könnte eine Umsetzung in Software auch als special purpose middleware bezeichen.) Diese algorithmische Aufgliederung dieses Metaprozesses des Sortierens und Prüfens eröffnet auch die Möglichkeit Arbeitschritte, die von einem erhöhten Erfordernis der Ausführungfrequenz geprägt sind, zu rationalisieren. So ist es möglich ERP-, SCM-, CRM- und Buchhaltungssysteme sinnvoll miteinander zu verbinden. So könnte könnte zum Beispiel das Buchhaltungssystem über die Implementation dieses Metaprozesses abgeschriebene Werkzeuge zur Kontrolle wiedervorlegen und nach Freigabe, die betreffenden Gegenstände im Lagersystem als verkaufsbereit markieren, den Vertrieb informieren und über das CRM-System Angebote vorfertigen und diese an bekannte Aufkäufer und Wiederverwerter versenden - alles automatisch!


Einfaches Beispiel für die Umsetzung in einem CRM-System

Vorab der Hinweis, dass in diesem Artikel keine Datenschutzproblematiken von CRM-Systemen behandelt werden - dafür habe ich einen eigenen Artikel geplant. 

In unserem Beispiel soll die Aktualität des Datenbestandes durch Vermeidung von Datenleichen optimiert und die Total Cost of Ownership(TCO) des CRM-Systems 'im Zaum gehalten' werden. Um den vorher beschriebenen Metaprozess zu implementieren und erfolgreich in Software umzusetzen, muss mindestens eine dokumentiert API, eine Programmierschnittstelle, für das CRM vorhanden sein. Zudem ist es von großem Vorteil, wenn das CRM Open-Source-Software ist, d.h. der Quellcode offen liegt und geändert werden kann und darf. (Nicht mit Freeware zu verwechseln! - die ist lediglich kostenlos.) Alsdann sind zunächst die Kritieren zu bestimmen, anhand derer die Aktualität des Datenbestandes zu prüfen ist, damit in er in aktuelle und veraltete oder verwaiste Datensätze sortiert werden kann. Denn Aktualität als solche nicht auf Datensätze attribuierbar, da Aktualität immer kontextbezogen zu verstehen ist. Die festzulegenden Kriterien sind noch nicht das Prüfmerkmal, sondern viel mehr wertungsfreie objektivierte Beschreibungen der Bedürfnisse der Endanwender an den Zustand "aktuell". Diese Kriterien werden dann als konkret prüfbare formale Merkmale definiert - ein Beispiel wäre der Zeitraum seit der letzten Eintragung im Datensatz oder das Vorhandensein eines bestimmten Ansprechpartners für eine Kontakt. Wenn etwa ein Vertriebsmitarbeiter das Unternehmen verlässt, würden die Datensätze der von ihm betreuten Mitabeiter verwaisen, wenn ihnen kein neuer Ansprechpartner zugewiesen würde. Es ist also auch hier erforderlich, dass der Metaprozess hinreichend formale Merkmale zur Verfügung hat, um auch kleinere Gruppen bilden zu können. Im nächsten Schritten werden dann die Aktionen festgelegt, die bei Erfüllen bestimmter Merkmale ausgelöst werden. Grundsätzlich stehen dabei Wiedervorlage, separate Archivierung oder sichere Löschung zur Verfügung. Damit aber der Metaprozess im CRM-System nicht nachdem Einpflegen der ersten tausend Kontakte all diese Kontakte wiedervorlegt, archiviert oder gar löscht, weil noch keine weitere Eintragung in den Datensätzen vorhanden ist, müssen alle weiteren Rahmenbedingungen, wie Karenzfristen, vereinbart werden. Wenn endlich alle Bedingungen für den Metaprozess abgeklärt sind, kann die Implementierung des Algorithmus für diesen Prozess begonnen werden. Ist der Algorithmus implemiert und bewiesen, kann er in Software umgesetzt, optimiert, getestet, pilot-getestet, finalisiert und ausgerollt werden. Ist das geschehen, kann er endlich seine Arbeit verrichten und beispielsweise Datensätze herausfiltern, die älter als ein Jahr sind und keine weiteren Einträge als die Stammdaten haben oder Datensätze, deren Ansprechpartner das Unternehmen verlassen haben oder sich in der Elternzeit befinden ... je nach dem welche Kriterien implementiert wurden, wird er Gruppen bilden und einzelne Datensätze herausfiltern und den Vorgaben gemäß wiedervorlegen, Delegation anfordern und Bestätigungen für Archivierung und Löschungen abfragen.

Natürlich lässt sich dieser Prozess noch ein bisschen 'smarter' gestalten - so könnte er etwa die Datensätze der Lieferanten mit dem Handelsregister abgleichen und deren Beziehungen untereinander in die Datensätze einpflegen. Bei Treffern in den elektronischen Insolvenzbekanntmachungen kann er die Buchhaltung dringlich benachrichtigen und gleich die veröffentlichten elektronischen Dokumente mitliefern, sowie explizit weitere Bekanntmachungen des Insolvenzgerichts, wie etwa den Ansprechpartner des Insolvenzverwalters, in den Datensatz einpflegen, damit alle Zahlungen eingestellt werden können und Forderung rechtzeitig angemeldet werden. Gleichermaßen würde der Einkauf benachrichtigt, damit keine weiteren Bestellungen getätigt werden. Noch ein bisschen 'smarter' könnte man dazu auch eine optionale Verknüpfung des CRM-Systems mit dem VoIP-Telefonsystems implementieren, sodass zum Beispiel eingepflegte Presse- und Medienkontakte nicht die Mitarbeiter des Unternehmens direkt am Arbeitsplatz kontaktieren können, sondern der Anruf zunächst auf dem Anschluss des Pressesprechers des Unternehmens umgeleitet wird und erst nach dessen Freigabe der Mitarbeiter über den Anschluss seines Arbeitsplatzes erreichbar wird - oder eben nicht. Richtig 'smart' und noch relevanter für Unternehmen, die im Bereich Hochtechnologie und Forschung tätig sind, wird er, wenn man diesen Prozess neben dem VoIP-Telefonsystem auch noch mit dem Mail-System und einer (zugegeben, etwas zweckentfremdeten) correlation-engine verknüpft, um so potentielle Bedrohungen durch Industriespionage frühzeitig zu erkennen und er die verantwortlichen Stellen vor dem Eintritt eines Schadens informiert, damit dieser abgewendet werden kann. (Allerdings ist dabei zu beachten, dass die jeweilige Rechtssituation vorab zu klären ist, als auch, dass Resultate aus den Verbindungsdaten, die älter als 90 Tage sind, extrem selten belastbare Ergebnisse liefern, wie Studien gezeigt haben.)


Fazit - Divide et impera!

Mit der Aufteilung von Optimierungsprozessen in gestuftes formalisiertes Sortieren und Prüfen, können sehr schnell gut zu bearbeitende Teilmengen für spezielle Probleme abgeleitet werden, sodass nicht alle Elemente der zu optimierenden Menge auf alle Merkmale geprüft werden müssen. Durch die Teilbarkeit in kleinste Arbeitsschritte, deren Erfolg messbar ist, können diffus verteilte Optimierungsbemühungen beseitigt werden, da jedes Teilproblem an den dafür am besten geeigneten Spezialisten adressierbar wird. Aufgrund der Möglichkeit Arbeitsschritte mit geringen Anforderungen zu parallelisieren und zu verteilen, sowie der quantitativen Reduzierung des Problemumfangs für die Spezialisten, die zur qualitativen Verbesserung der Resultate des Optimierungsverfahrens führt, entsteht ein kontrollierbarer und gut skalierbarer Metaprozess im Unternehmen. Zudem bietet er über seine bloße praktische Umsetzung hinaus in Verbindung mit anderen formalen Systemen hohe Potentiale, einen zusätzlichen Mehrwert zu realisieren.


Natürlich freue ich mich, wie immer, über Feedback (egal, ob über die Kommentarfunktion oder per E-Mail), Kritik, Anmerkungen und Erfahrungsberichte! 

(... und zur Zeit würde ich mich auch sehr über ein Jobangebot als Werkstudent o.ä. (Informatik) freuen!)

So long!

1 Kommentar: